La celebración de eventos en el entorno profesional es una de las acciones de marketing que tienen mejor acogida dentro del público objetivo de las empresas al tiempo de ser oportunidades con un incalculable potencial para generar repercusión mediática. Bien sea que se trate del lanzamiento de un nuevo producto, de una rueda de prensa, de un aniversario o de la celebración de un logro, la organización de un evento siempre debe tener en cuenta aspectos clave que pueden marcar la diferencia, ayudando así a incrementar el retorno esperado del mismo.
Dentro de estos aspectos, la elección del espacio es una de las decisiones más importantes que se deben tomar debido al impacto que puede generar dentro de los asistentes tanto en el momento del evento como en las opiniones y comentarios que se generarán en los círculos de influencia de la empresa con posterioridad a su realización. Para elegir el espacio ideal, no basta con escoger un lugar que se adapte al presupuesto establecido, es preciso tener en cuenta una serie de factores que resultarán determinantes para ayudar a conseguir los objetivos que se proponen con su celebración, los cuales comentamos a continuación:
- Capacidad del recinto. Una vez definido el número de asistentes al evento, es fundamental encontrar un espacio que cuente con los metros cuadrados suficientes para evitar dos situaciones que pueden ser muy negativas. Si el salón tiene menos metros de los necesarios, los invitados estarán incómodos y querrán marcharse; pero al mismo tiempo, si el espacio es demasiado grande, se producirá un efecto de abandono y una sensación de que la celebración no generó interés en el público objetivo.
- Oferta de servicios complementarios. Todas las posibles necesidades de los invitados deben ser cubiertas con el fin de crear un espacio agradable en el que se puedan comunicar adecuadamente los mensajes y que estos sean recibidos positivamente. Así, aspectos como el número de aseos, la disponibilidad de guardarropas, las zonas de descanso o de fumadores, la correcta iluminación, los equipos audiovisuales, la decoración o el mobiliario pueden influir muy positiva o negativamente en los resultados del evento. Descuidar cualquiera de estos detalles, puede descentrar la atención del público de lo verdaderamente importante que es el motivo que se celebra.
- Innovación. Salirse de lo convencional puede ser una alternativa interesante para captar la atención de los invitados y conseguir así unos resultados impresionantes. En este sentido, explorar fórmulas no convencionales como por ejemplo, un barco, un museo, una estación de tren o un castillo abandonado pueden poner el toque diferenciador que hará que los invitados se lleven el mensaje grabado en su mente. En cualquier caso, la innovación debe ser un elemento siempre en concordancia con el motivo del evento y con los valores de la empresa que lo celebra.
- Accesibilidad global. Un aspecto cada vez más valorado por casi todos los públicos a nivel mundial; la realización de eventos en espacios preparados para facilitar el acceso y uso de las instalaciones a personas con movilidad reducida o con necesidades especiales tienen mayores probabilidades de éxito que aquellos que no tienen en cuenta este factor. No hay que desconocer que la integración social es uno de los valores más apreciados por las personas y cualquier esfuerzo que se haga en este sentido es siempre bien valorado.
- Localización estratégica. Para algunas personas, tomar la decisión de asistir a un evento no es fácil y tienen a buscar excusas para no ir, con independencia de que luego se lo puedan pasar fenomenal en él. Por esto, antes que poner complicaciones, es preciso facilitar todos los medios para que los invitados asistan con comodidad. Por esta razón, es importante tener en cuenta la localización del espacio y tomar decisiones al respecto. Si se trata de un local céntrico, al que se pueda llegar fácilmente desde cualquier punto de la ciudad, hay que asegurar la disponibilidad de suficientes plazas de parking; si se trata de un evento nocturno en el que pueda haber consumo de alcohol, es importante asegurar la disponibilidad de transporte público; si la localización es alejada de la ciudad, es imprescindible garantizar el transporte y el alojamiento.
En general, la elección del espacio adecuado para un evento no solo depende de factores económicos, sino que es la suma de un conjunto de detalles que deben disponerse de forma tal que permitan crear un escenario propicio para la comunicación de la empresa y para garantizar que los mensajes transmitidos sean recordados en el tiempo. Como todo en marketing, los pequeños detalles son los que marcan la diferencia, recuerda que sólo quien sabe a dónde va elige el mejor camino.
Mario Gálvez
Director de Análisis y Seguimiento
