La organización de eventos es una de las áreas del marketing que más servicios y procesos entraña. Se trata de desarrollar un acto de comunicación en vivo y en directo, con las variadas e impredecibles complejidades que ello conlleva. Es por eso que su planteamiento, desarrollo e implementación debe realizarse de la mano de profesionales curtidos en este mundo. Tan importante como la elección de la estrategia a seguir es la del personal para lograr buenos resultados en el desarrollo de los eventos y la ausencia de problemas durante el acto. Una buena idea con un gran diseño y medios adecuados puede convertirse en un verdadero desastre para la marca si no es ejecutada por los profesionales correctos.
A groso modo podemos decir que hay cuatro grupos de personal de eventos:
- Personal de coordinación: organizador de eventos, del que dependen todos los demás grupos e interlocutor con el cliente.
- Personal de imagen: azafatas, modelos, promotores y coordinadores de grupo (de azafatos, camareros, etc.).
- Personal técnico: cámaras, técnicos de sonido, iluminación, fotógrafos.
- Personal de montaje, servicios y mantenimiento: montadores, camareros, limpieza, conductores, seguridad.
Depende del tipo de evento, del cliente, de la localización y del presupuesto surgirán necesidades distintas que deberán ser detectadas con anterioridad. Aspectos que son inapreciables para el común de los mortales y que sin embargo no se le escapan al ojo clínico de un organizador de eventos; desde las más básicas como tomas de luz, iluminación o permisos necesarios hasta especificaciones técnicas y legales.
El organizador de eventos no sólo prepara el acto en sí y coordina su desarrollo, sino que además es la persona o equipo de referencia que debe estar preparado y poseer las herramientas adecuadas (o saber a quién dirigirse) para solventar cualquier problema que pueda surgir antes y durante el evento en el menor tiempo posible. Sus labores pueden dividirse en:
- La primera y más importante: desarrollo de ideas, asesoramiento al cliente y aclaración de objetivos. Detallar al máximo todos los puntos y consensuar.
- Prospección de espacios, detección de necesidades.
Cuanto más profunda sean estas dos primeras fases, surgirán menos probabilidades de interacciones y escollos en las siguientes.
- Producción de materiales y contratación de servicios.
- Desarrollo del evento.
- Conclusiones: comprobar consecución de objetivos, incidencias, etc.
A fin de cuentas, el profesional de la organización de eventos es el que previene hasta los imprevistos, el que sabe cómo actuar en momentos de gran estrés y da respuestas eficaces en el menor tiempo posible a contratiempos tan variados como la meteorología o el factor humano.
Desde MarQuid aconsejamos la contratación de profesionales de eventos para ofrecer un buen asesoramiento, experiencia y servicio orientados a alcanzar los objetivos esperados por el cliente con la mayor eficiencia de los presupuestos. Recordad que sólo quien sabe a dónde va, elige el mejor camino.
Directora de cuentas
